PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Pernahkah kalian mendengar kata komunikasi ? Apakah kalian pernah melakukan kegiatan komunikasi? Jawabannya pasti “Ya”. Manusia sebagai makhluk sosial melakukan interaksi dengan manusia lainnya menggunakan suatu komunikasi. Dengan menggunakan perantara komunikasi membuat kita mudah dalam menciptakan dan menyampaikan suatu informasi kepada oranglain baik itu secara verbal, tulisan, gerak badan, menunjukan sikap tertentu, yang tentunya dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Baik pemberi informasi maupun penerima informasinya. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai pengertian komunikasi berikut peran dan keterkaitannya dalam organisasi.

Pengertian Komunikasi Menurut CH. Cooly yaitu mekanisme di mana hubungan antara manusia terjadi dan berkembang yang disertai dengan lambang pikiran. Alat-alat penyampaiannya dan cara menjaganya melalui ruang dan waktu. Aktivitas ini tampak pada ekspresi muka, sikap, nada suara, kata-kata, tulisan dan lukisan baik langsung maupun dengan sarana untuk dapat menembus ruang dan waktu. (Pengertian Komunikasi Menurut Pakar, http://www.pengertianpakar.com/2014/09/pengertian-komunikasi-menurut-para-pakar.html#_ , 16 Maret 2015, Pukul 01.11 WIB)

Kata komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau “commo” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. (Pengantar Teori & Perilaku Organisasi, 2013). Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam komunikasi. (Pengantar Teori & Perilaku Organisasi, 2013)

Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri, begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik, suatu organisasi dapat berjalan lancar dan berhasil. Begitu pula sebaliknya, kurang atau tidaknya komunikasi, organisasi dapat macet atau berantakan. Berdasarkan jumlah interaksi yang terjadi dalam komunikasi, dapat dibedakan menjadi tiga kategori yaitu, komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil dan komunikasi publik. Organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hierarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. (Pengantar Teori & Perilaku Organisasi, 2013)

Manusia dalam kehidupannya harus berkomunikasi artinya memerlukan oranglain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakikat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way communications atau komunikasi timbal balik, untuk mecapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses dari suatu keinginan masing-masing individu untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan. Kehidupan organisasi tidak mungkin dipisahkan dari komunikasi efektif. Komunikasi efektif tergantung pada kemampuannya menjawab dan mengantisipasi perubahan lingkungan luar organisasi sesuai dengan perkembangan internal organisasi itu sendiri. Disamping itu, komunikasi didasari beberapa perspektif dalam pengembangannya sehingga berperan penting dalam organisasi.

Komunikasi Organisasi. Komunikasi keorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses aliran (pengiriman dan penerimaan) pesan-pesan yang berorientasikan tujuan diantara sumber-sumber komunikasi, dalam suatu pola, dan melalui suatu medium atau media. (Perilaku Organisasi. 1984)

Suatu unsur tambahan (yang tidak ada dalam komunikasi antar pribadi) dalam definisi ini ialah pola aliran pesan. Jadi ada 7 unsur dalam komunikasi keorganisasian: sumber pengirim; sumber penerima (sasaran); pesan yang dikirimkan; pesan yang diterima; tujuan pesan; medium atau media; dan pola arus (yang disebut jaringan). Sumber pengirim dan sumber penerima adalah orang-orang yang mengirim dan menerima pesan itu. (Perilaku Organisasi. 1984)

JENIS KOMUNIKASI

Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun non verbal ( bahasa tubuh dan isyarat yang banyak dimengerti oleh suku bangsa). (Yogik Ariyanto, Jenis-jenis Komunikasi, Kompasiana,http://edukasi.kompasiana.com/2013/06/10/jenis-jenis-komunikasi-563927.html, 11 Maret 2015, pukul 03.13 WIB)

Jenis komunikasi terdiri dari:

1. Komunikasi verbal dengan kata-kata.

2. Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh.

1.Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa :
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b.  Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c. Intonasi suara. Akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

d. Humor. Humor dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2.Komunikasi Non Verbal. Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah. Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya.

c.  Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan. Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress

PROSES TERJADINYA KOMUNIKASI

Proses terjadinya suatu komunikasi membutuhkan serangkaian kegiatan timbal balik antara komunikator dengan komunikan. Adanya pengulangan siklus komunikasi sesuai tahapan yang terjadi memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi.

Pihak pengirim (sumber) berfungsi sebagai komunikator menyandikan pesan komunikasi dalam bentuk kode-kode komunikasi (bahasa lisan, tulisan, gerak, atau melalui media). Pesan itu selanjutnya disalurkan secara langsung atau tidak langsung (melalui media komunikasi). Pesan yang disandikan ini selanjutnya diartikan oleh pihak penerima (komunikan). Komunikan selanjutnya memberikan respon terhadap pesan yang diterima dan seterusnya secara berkesinambungan dan bergantian. Dengan adanya proses pengulangan komunikasi antara komunikator dengan komunikan dalam siklus diatas, maka dapat dipastikan bahwa suatu komunikasi dapat terjadi. Dalam proses komunikasi diatas, komunikator yang secara umum memulai kegiatan komunikasi perlu menyandikan informasi sesuai dengan kondisi dan tingkat nalar komunikan. Dalam konteks penggunaan media komunikasi (seperti telepon, telekonferensi, dan media lainnya), komunikator perlu memastikan bahwa komunikan dapat mengoperasikan media komunikasi dengan sebaiknya untuk memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi. Faktor eksternal ini sering menjadi penyebab ketidak berhasilan suatu komunikasi (contohnya ketidakmampuan komunikan mengoperasikan media komunikasi).

EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Efektivitas komunikasi dapat dilihat dalam kaitan dengan beberapa kriteria. Komunikasi dapat dikatakan efektif jika : (a) pesan yang diterima sangat dekat dengan pesan yang dikirim; (b) tindakan berkomunikasi menggunakan jumlah lambang minimum untuk pesan itu; (c) pesan-pesan bukan-verbal selaras dengan pesan yang verbal; (d) pesan itu mendatangkan jawaban yang diinginkan; dan (e) komunikasi itu menghasilkan hubungan saling mempercayai antara pengirim dan si teralamat; kriteria ini dibicarakan secara singkat sebagai berikut :

Komunikasi kemurnian  

Suatu pesan yangn tidak mengalami penyimpangan disebut murni Seorang yang efektif dapat menyampaikan pesan kepada orang lain dengan sedikit sekali kemungkinan terjadi salah pengertian. Jika senjang antara apa yang akan dikomunikasikan oleh seseorang dengan apa yang ditangkap oleh orang yang menerimanya cukup besar, maka efektivitas orang yang mengirimkan komunikasi itu terhitung rendah.

Penghematan

Dalam suatu komunikasi yang efektif digunakan tenaga, waktu, simbol, dan petunjuk minimum untuk melambangkan suatu pesan tanpa kehilangan kemurnian dan dampaknya. Dalam suatu organisasi faktor ini harus diberi perhatian, karena orang-orang melakukan beberapa tugas, dan sedikit sekali waktunya untuk mencerna pesan-pesan yang rumit diterima. Jika pesan-pesan dituliskan dalam sejumlah besar lambang (kata-kata, halaman, atau bentuk lambang lainnya), orang yang menerima pesan itu tidak akan begitu bergairah untuk menguraikan lambang pesan itu. Dalam organisasi ditekankan agar membuat komunikasi pendek, jelas dan terpusat.

Kesesuaian

Suatu komunikasi yang efektif memadukan petunjuk-petunjuk verbal dan bukan verbal. Jika pesan verbal bertentangan dengan petunjuk-petunjuk (isyarat-isyarat) bukan-verbal dari si pembicara, efektivitas si pembicara turun.

Pengaruh

Kriteria paling penting bagi efektivitas ialah pengaruh yang disampaikan oleh komunikator kepada penerima komunikasi. Pengaruh bukan berarti pengendalian; hanya berarti bahwa komunikator mencapai hasil yang ia maksudkan.

Membangun hubungan

Salah satu tujuan komunikasi antara perorangan ialah membangun hubungan kepercayaan antara sumber dan sasaran komunikasi. Hubungan seperti itu mempermudah komunikasi di masa depan antara mereka. Suatu komunikasi yang efektif membantu membangun kepercayaan dan hubungan antar pribadi yang lebih baik antara sumber dan sasaran.

IMPLIKASI MANAJERIAL

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen.

Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :

1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.

2. implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Jadi implikasi manajerial memiliki arti proses pengambilan keputusan partisipatif dalam organisasi manajerial yang baik.

Daftar Pustaka

Subekhi, Ahmad., dan  Mohammad Jauhar. (2013). Pengantar Teori & Perilaku Organisasi, Jakarta: PT. Prestasi Pustakarya.

Pareek, Udai. (1984). Perilaku Organisasi, Jakarta Pusat: PT. Pustaka Binaman Pressindo.

Yogik Ariyanto, Ilmu Komunikasi (2013). Jenis-jenis Komunikasi. From Kompasiana, http://edukasi.kompasiana.com/2013/06/10/jenis-jenis-komunikasi-563927.html, 11 Maret 2015, pukul 03.13 WIB

(http://www.slideshare.net/imza90/ebook-komunikasi, 11 Maret 2015, pukul 04.20 WIB)

Sunarno. (2008). Teknik Komunikasi dan Presentasi Yang Efektif, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara/LAN Republik Indonesia.

https://duniatugasasri.wordpress.com/2013/06/11/komunikasi-efektif-implikasi-manajerial/, Komunikasi efektif & Implikasi Manajerial, 13 Maret 2015, pukul 06.45 WIB

Ign. Sukamdiyo. (1996). Manajemen Koperasi. Erlangga.